Δικαιολογητικά γνωστοποίησης: ο φάκελος του άρθρου 4

Το παράδοξο που πληρώνεται

Από 03.02.2025 τα δικαιολογητικά αναρτώνται στο ΟΠΣ-ΑΔΕ μαζί με τη γνωστοποίηση. Η ΚΥΑ έλεγε το αντίθετο, αλλά ο νόμος υπερισχύει. Ο Δήμος ή το ΚΕΠ παραλαμβάνει σε κάθε περίπτωση, και την ευθύνη για τα στοιχεία την έχει ο ενδιαφερόμενος άρθρο 3 παρ. 5, ΚΥΑ 16228/2017. Αυτό ίσχυε μέχρι τις 03.02.2025. Από τότε υπερισχύει ο νόμος: τα δικαιολογητικά αναρτώνται στο ΟΠΣ-ΑΔΕ μαζί με τη γνωστοποίηση, όσα απαιτούνται για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα άρθρο 14Β, Ν. 4442/2016.

Αυτή είναι η πρόταση της ΚΥΑ που διαβάζεται λάθος πιο συχνά από κάθε άλλη της γνωστοποίησης. Δεν σήμαινε ποτέ «δεν χρειάζεσαι δικαιολογητικά». Σήμαινε «δεν τα δείχνεις τώρα, τα δείχνεις μετά», και αυτή η ιστορική διαδικασία ίσχυε μέχρι τις 03.02.2025. Σήμερα τα δικαιολογητικά της δραστηριότητάς σου αναρτώνται με τη γνωστοποίηση, και ολόκληρος ο φάκελος τηρείται παράλληλα στον χώρο.

Ο νόμος είναι κατηγορηματικός: ο φορέας υποχρεούται να τηρεί φάκελο στον χώρο άσκησης με όλα τα δικαιολογητικά, άδειες, εγκρίσεις, βεβαιώσεις και πιστοποιητικά άρθρο 4 παρ. 3, Ν. 4442/2016. Και ο Δήμος υποχρεούται να ελέγξει τουλάχιστον το 30% των γνωστοποιήσεων ανά εξάμηνο, με προτεραιότητα στις υψηλού κινδύνου άρθρο 3 παρ. 10, ΚΥΑ 16228/2017.

Ο βασικός φάκελος, δέκα θέσεις

Ισχύει για κάθε κατάστημα υγειονομικού ενδιαφέροντος άρθρο 4, ΚΥΑ 16228/2017.

#	Τι	Ποιος το βγάζει	Πότε
α	Αποδεικτικό υποβολής της γνωστοποίησης, με απλό αντίγραφο του σώματός της	Εσύ, από το ΟΠΣ-ΑΔΕ	Αμέσως μετά την υποβολή
β	Σχεδιάγραμμα σε κλίμακα με όλους τους χώρους και τα τ.μ. τους, συν βεβαίωση μηχανικού, συν αντίγραφα των νομιμοποιητικών στοιχείων	Μηχανικός, με υπογραφή	Πριν την υποβολή
γ	Βεβαίωση κυκλοφοριακής σύνδεσης, όπου απαιτείται	Η αρμόδια για την οδό υπηρεσία	Πριν την υποβολή
δ	Πιστοποιητικό ενεργητικής πυροπροστασίας όπου απαιτείται, αλλιώς αποτύπωση μέτρων και μέσων στα σχέδια κάτοψης. Πάντα το βιβλίο ελέγχου και συντήρησης	Πυροσβεστική ή μηχανικός, και ο συντηρητής	Κατά κατηγορία κινδύνου
ε	Υπεύθυνη δήλωση του υγειονομικώς υπευθύνου, όταν είναι άλλο πρόσωπο από τον γνωστοποιούντα	Ο υγειονομικώς υπεύθυνος	Πριν την έναρξη
στ	Παράβολο ή φωτοαντίγραφο του αποδεικτικού κατάθεσης	Εσύ	Πριν την υποβολή
ζ	Άδεια χρήσης κοινόχρηστου χώρου, εφόσον υπάρχει	Δήμος	Πριν βγάλεις τραπεζοκαθίσματα
η	Άδεια παράτασης ωραρίου μουσικής, εφόσον υπάρχει	Δήμος	Πριν την παράταση
θ	Βεβαίωση ΥΠΠΟΑ και ΦΕΚ κήρυξης μνημείου, εφόσον απαιτείται	ΥΠΠΟΑ	Όταν το ακίνητο υπάγεται στον Ν. 3028/2002
ι	Άδεια χρήσης φυσικού αερίου, εφόσον υπάρχει	Πάροχος	Πριν τη σύνδεση

Η γραμμή β, που κρίνει τα υπόλοιπα

Είναι το μοναδικό χαρτί που δεν το βγάζει κανείς μόνος του, ποτέ.

Η βεβαίωση του μηχανικού πιστοποιεί τέσσερα πράγματα ταυτόχρονα άρθρο 4 περ. β, ΚΥΑ 16228/2017:

1. Ότι πληρούνται οι κτιριολογικές προϋποθέσεις και υποχρεώσεις του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου.
2. Ότι ο χώρος πληροί τις προϋποθέσεις χώρου κύριας χρήσης.
3. Ότι είναι κατάλληλος για τη συγκεκριμένη χρήση κατά τον Νέο Οικοδομικό Κανονισμό, τον Κτιριοδομικό Κανονισμό, τον Κανονισμό Πυροπροστασίας και τις ισχύουσες πολεοδομικές διατάξεις.
4. Και περιγράφει αναλυτικά τα νομιμοποιητικά στοιχεία: άδεια δόμησης και τυχόν αναθεωρήσεις, δήλωση αυθαιρέτου, εξαίρεση από κατεδάφιση, ενημέρωση φακέλου άδειας δόμησης, ή προϋφιστάμενο κτίριο του 1955.

Στο σχεδιάγραμμα αναφέρεται ρητά η κλίμακα επάνω στο σχέδιο, και αποτυπώνονται όλοι οι χώροι με τα τετραγωνικά τους, συμπεριλαμβανομένων όσων προβλέπονται από ειδικές διατάξεις, όπως οι χώροι υγιεινής για ΑΜΕΑ.

Εδώ σκοντάφτουν τα περισσότερα ανοίγματα. Όχι στη γραφειοκρατία, στο ακίνητο. Ένα ισόγειο που στα σχέδια της οικοδομικής άδειας είναι αποθήκη ή γκαράζ δεν είναι χώρος κύριας χρήσης, και δεν σηκώνει κατάστημα όσο ωραία κι αν είναι ανακαινισμένο. Το μαθαίνεις πριν τη μίσθωση ή μετά, και η διαφορά είναι μήνες νοικιού.

Τι προστίθεται ανάλογα με το τι κάνεις

Αν είσαι επιχείρηση τροφίμων ή ποτών. Πληρούνται επιπροσθέτως οι όροι της εκάστοτε Υγειονομικής Διάταξης και τηρούνται τα προβλεπόμενα αρχεία, που επιδεικνύονται στον υγειονομικό έλεγχο. Όπου απαιτείται, συντάσσονται διαγράμματα ροής, περιγραφική έκθεση και ανάπτυξη του αριθμού των τραπεζοκαθισμάτων άρθρο 4 παρ. 2, ΚΥΑ 16228/2017.

Αν είσαι κατάστημα παροχής υπηρεσιών (κομμωτήριο, κουρείο, περιποίηση χεριών και ποδιών, εργαστήριο δερματοστιξίας). Επιπροσθέτως οι όροι της Υγειονομικής Διάταξης, και αρχεία με στοιχεία προσωπικού, πιστοποιητικά υγείας και βεβαιώσεις συνδρομής των νόμιμων προϋποθέσεων για την άσκηση του επαγγέλματος άρθρο 4 παρ. 3, ΚΥΑ 16228/2017.

Αυτό το τελευταίο είναι το πιο συχνό εύρημα σε κομμωτήρια και ινστιτούτα. Όχι η γνωστοποίηση, ο φάκελος του προσωπικού. Το προσωπικό αλλάζει, ο φάκελος μένει πίσω.

Αν παίζεις μουσική σε υπαίθριο χώρο. Στην εγκατάσταση βρίσκεται στη διάθεση των ελεγκτικών αρχών τεχνική έκθεση μηχανικού με ειδίκευση σε ηχομόνωση και ακουστική άρθρο 7 παρ. 2, ΚΥΑ 16228/2017.

Αν πουλάς αλκοόλ. Δηλώνεται στο έντυπο. Οι διατάξεις του π.δ. 180/1979 δεν θίγονται, και η αρμόδια υπηρεσία μπορεί να αναζητήσει υπηρεσιακά το ποινικό μητρώο άρθρο 4 παρ. 5, ΚΥΑ 16228/2017.

Αν είσαι θέατρο. Δεν εφαρμόζεται το άρθρο 4. Αντ’ αυτού τηρούνται στην έδρα τα δικαιολογητικά της παρ. 1 του άρθρου 4 του Ν. 4229/2014 άρθρο 6, ΚΥΑ 16228/2017.

Τι πρέπει να υπάρχει πριν πατήσεις υποβολή

Δύο πράγματα, και είναι διαφορετικής φύσης από τα υπόλοιπα.

Η βεβαίωση του Δήμου για τη θέση. Χορηγείται σε 15 ημέρες, τεκμαίρεται χορηγηθείσα αν περάσουν άπρακτες, και ισχύει 5 μήνες άρθρο 28 παρ. 2, Ν. 4442/2016 άρθρο 2 παρ. 5, ΚΥΑ 16228/2017. Αν το κατάστημα είναι σε πολυκατοικία, μαζί με την αίτηση πάει υπεύθυνη δήλωση ότι ο κανονισμός δεν απαγορεύει τη χρήση, ή δήλωση του ιδιοκτήτη ότι κανονισμός δεν υπάρχει άρθρο 2 παρ. 3, ΚΥΑ 16228/2017.

Καθαρό ταμείο απέναντι στον Δήμο. Προϋπόθεση ολοκλήρωσης είναι η μη ύπαρξη βεβαιωμένων ληξιπρόθεσμων οφειλών, με εξαίρεση εκκρεμοδικία ή ρύθμιση. Ο Δήμος το ελέγχει αυτεπάγγελτα άρθρο 3 παρ. 6, ΚΥΑ 16228/2017.

Τρία πράγματα κρατούν τη λειτουργία εκτός νομιμότητας ακόμα κι όταν η γνωστοποίηση έχει πάρει αριθμό: απλήρωτο παράβολο, βεβαιωμένες ληξιπρόθεσμες οφειλές, και έλλειψη της βεβαίωσης θέσης άρθρο 3 παρ. 8, ΚΥΑ 16228/2017.

Ο φάκελος δεν είναι στατικός

Τα δικαιολογητικά τηρούνται επικαιροποιημένα και σύμφωνα με κάθε δηλωθείσα μεταβολή άρθρο 5 παρ. 11, ΚΥΑ 16228/2017. Σε αλλαγή φορέα, ο νέος τηρεί αντίγραφο της μεταβολής, των προηγούμενων γνωστοποιήσεων και όλων των δικαιολογητικών του άρθρου 4 άρθρο 5 παρ. 7, ΚΥΑ 16228/2017.

Ένας φάκελος του 2019 σε ένα κατάστημα που άλλαξε προσωπικό, πρόσθεσε δραστηριότητα και έβαλε τραπεζάκια έξω δεν είναι φάκελος. Είναι αρχείο.

Πού πάει το χαρτί μετά την υποβολή

Μέσα σε 5 εργάσιμες ημέρες ο Δήμος κοινοποιεί τη γνωστοποίηση στην υγειονομική υπηρεσία της Περιφερειακής Ενότητας, στην Πυροσβεστική, στο ΥΠΠΟΑ και στην Ελληνική Αστυνομία. Υπέρβαση της προθεσμίας συνεπάγεται πειθαρχική κύρωση για τον υπάλληλο άρθρο 3 παρ. 9, ΚΥΑ 16228/2017.

Με άλλα λόγια, από την ημέρα που υποβάλλεις, τέσσερις υπηρεσίες ξέρουν ότι υπάρχεις. Ο φάκελος δεν είναι για να τον έχεις. Είναι για να τον δείξεις.

Βάση: τα κείμενα ΦΕΚ Α΄ 230/2016 και ΦΕΚ Β΄ 1723/2017, που έχουν τροποποιηθεί επανειλημμένα. Στις 07.08.2026 εντοπίστηκαν σε δημόσιες πηγές και ενσωματώθηκαν οι μεταβολές μέχρι τον Ν. 5297/2026, χωρίς πρόσβαση σε κωδικοποιημένο κείμενο. Πριν από κάθε υποβολή επιβεβαιώνεται η ισχύουσα κωδικοποίηση.